B08 做事的方法(4)──相同的抽取出來，差異的分派下去

現在的社會強調分工，很少再有從頭到尾一人包辦所有事情的情況。例如一張訂單會由業務去接洽合約內容、工程人員去著手設計系統、採購去購買合乎規格的設備、會計會確認所有應付與應收的帳款；以此原則，無論有幾張訂單進來，每個部門所負責的事項都不會改變。從單張訂單的觀點來看，這是分工；改從很多張訂單的觀點來看，同樣的事情集中到同樣的部門處理，這就是抽取。

一張訂單被切割為幾個必要的部分，每個部分都集中給固定的群組處理。業務處理的是接洽合約、工程人員主管設計、採購與會計也各有各的事情要做；所有合約的相同部分抽出給特定人員處理，所有的部分只處理合約特定部分的事項。如果遇到合約出現問題時，再依問題的項目分派給應負責的部門，依該部門的專長來處理特別的情況。

不過以上面的狀況來說，訂單的處理會經歷不同的部門，每個部門都只做好自己的部份再將之依流程給下一個部門。因此會指定一個負責人員來控管訂單這個物件，隨時判斷它目前在什麼階段，是否出現什麼差錯而需要額外指派什麼工作好讓它回到正常流程。這樣的角色在專案控制工作項目的進行者稱為PM(Project Manager)，在系統設計裡專門控制功能執行的程式稱為controller。

雖然控管者與執行者可以是同一個人，但是由同一個人兼任容易造成角色混淆，還有工作交接較複雜的情形。工作因抽取而變為數個不同階段的同時，建議指派一個人負責控管該工作項目的進行狀況。