A18 記錄（文件）內容的平衡

人的想法大多都是在腦海一閃即過的，要把一個瞬間的念頭簡短地寫下來或許要一分鐘，詳細地記錄下來說不定要三五分鐘。對於執行的計畫，我們會有許多還沒有記錄的想法不斷出現，在寫的同時說不定又產生更多想法；如果鉅細靡遺地全記下來，寫都寫不完了哪裡還有時間執行計畫？因此，記錄的內容必須有所取捨。

計畫是用來執行以達成目標的，事先切分工作項目與工作步驟是為了把規畫與執行的時期切割開來，規畫時思考最佳的執行順序與方式，執行時依規畫的結果身體力行。顯而易見地，執行時必須參照規畫時的資料，因為那時已經依據可能的狀況找出最適合的執行方法；如果一邊做時才一邊思考，為了掌握心裡的想法立即應用，通常只著重在做而沒人會去寫。

規畫時的記錄主要是給執行的人看的，所以文件應以執行者看得懂的方式留下文件。以執行者的角度設想執行時需要看到些什麼，內容應該有些什麼，如此將可以做出適合執行的資料。

一個重要的原則是：內容可以簡單扼要，但該有的項目一個都不能少！因為有簡短的內容可視作一個再加以思考的入口進而有機會得窺全貌；文件裡連入口都沒有，要是沒有人再想起這裡該有這個入口的話，這個點就永遠不會再出現於世人面前。