A17 清單與項目(2)──清單與項目

計畫的第一步是定義出所需的工作項目，針對每一項工作項目再定義其起始條件、輸入／產出、執行者、工作步驟、風險、對策等等。但這樣是不夠的，因為有時必須找出具有特定內容的工作項，或是比較多個工作項目的差異，總不會有人逐一地把工作項目的檔打開來查看吧？所以我們必須把所有的工作項目與重要內容條列為清單。

在面對許多相同類型的項目時，清單是一個重要的管理。經由清單，我們可以快速地瀏覽所有項目的重要資訊而不需要一一去處理；這很像索引的功能，經由清單的資訊快速地定位我們需要資料的可能範圍，再取得範圍內項目的詳細資訊。如此可以避免花太多時間經手太多不需要的資訊。

生活裡到處可見需要這樣管理的事物。像是喜歡的音樂或電影碟片、自有的書籍，如果習慣去做目錄的話，那表示你已經學會管理。然而賣大補帖的一定比我們更常作目錄，不過那是為了賺錢而並不表示賣的人習慣很好；有一大堆新台幣時是不需要作目錄的，因為每張新台幣除了號碼外只有面額不一樣，而號碼的差異並不會影響價值，所以可以忽略號碼只記錄金額的加總。

由於清單是在逐一做好項目後，“另外”抽出資訊彙整而成的，這就表示得付出代價才能完成。每次資訊改變時得花兩次動作去維護項目裡的資訊與清單上的。以之前的想法，在維護項目資訊的同時自動改變清單上的差異是再好不過的。