X04 同步的速度與內容是團隊戰力的關鍵

用這張圖簡單地描繪專案裡的人員階層與關聯，從人員間的關係可以看出訊息的傳遞普遍存在於每個人，同樣一個訊息需要根據不同的對象各自傳送一次。今天領導者A解決某個重要問題時剛好成員B不在身邊，他就將原因與解法對成員A與成員C說明，這個時候就造成成員B根本不知道發生過這件事。

將事件與對應的處理讓其他人知道的最佳解決方式是留下記錄。如果有個機制記錄每一天發生的事情與對應處理，那麼成員B回來後只要查詢一下就能知道那件事；如果有個機制記錄特定事情的歷史軌跡，那麼任何一個人都可以交待那件事的來龍去脈；如果有個機制記錄事情的類型，那麼可以延伸查詢相同類型的事件都哪些……。

記錄的類型與管理方式會造成不同的效果。電子郵件、文件、程式、錯誤回報系統都可能會有事件的記錄，假如保存與歸類的機制都沒有定義，所有的記錄就形同一盤散沙般無法整合。我們不應從記錄的角度來看待說只要在相關的地方註明清楚即可，而應該從事件的角度來看如何從一件特定的事件找到所有相關的一切，像是處理方式、前因後果、改變與影響等等的資訊，如此才能全面性地來看待該事件。



這正是我重視知識管理系統的原因，因為它提供的是記錄內容的整合。一個歸類後的題目，可以在類型與事件中交互查詢，也能深入一個問題內找出所有的關聯、追查所有的產出，更重要的是累積下來的資訊都可以在任何時候給任何人作為處理事件的標準參考教材。（當然，資訊的關聯都是由人所建立的，唯有全部成員都有正確的觀念後才有可能施行這個想法）

可以試著想像在需要某些資訊時，不知道放在哪裡、不知道是否完整、不知道為什麼要這樣做、不知道做了有什麼影響這些狀況都會影響一個人的認知與反應。從需要者的角度建立好他們需要的資訊是一種只需建立一次卻有永久影響的花費，資訊在成員間同步的速度與內容將會決定該團隊的戰力強弱──因為團隊的能力強弱並不是看最強的有多強，而是看最弱的有多弱！