K09 做事的方法(10)──使用工具記錄減輕頭腦負擔

以前開會時總不喜歡帶筆記本，一些在會議時發派的工作就努力地記在腦子裡於會後逐一進行。年輕時感覺沒什麼不好的，雖然偶而會在主管問起時才驚覺忘記有那回事，不過卻也沒有什麼不好；當然也不會感覺到會議記錄有多重要而視記錄為苦差事。

一方面由於年歲漸長發現遺忘的項目越來越多，一方面也因為領悟到做事應有目標清單與執行內容，那些只要有缺少幾乎都會造成結果的不完整，因此慢慢養成將這些項目記錄下來的習慣。如此一來，除了可以追蹤各個項目的進度之外，還可以快速地提供我手上所有應有的工作項目。

其實頭腦的工作就像是CPU與記憶體，雖然功能強大而且容量充足，但是也偶而會發生想不起來的資料遺失狀況；在系統中為了長期保有執行的資訊，我們會使用儲存裝置來放置重要的資訊，而文字與圖表對於我們正如儲存裝置的重要。我們可以把腦袋裡暫時匯出到記錄裡，一方面可以清除腦中的記憶，另一方面可以期望未來在看到以前的記錄時立即回復到當時的記憶；然而更好的是可以把自己的記憶藉由這個方式複製到別人的腦中去。

人腦中的資料還無法複製，口述雖然快速卻有遺忘的風險，只有依靠足夠的記錄才能確保記憶的傳承。這便是我願意花時間去記錄的原因。